Agiles Arbeiten in IT-Operations – Ein Zwischenbericht

Agiles Arbeiten in IT-Operations – Ein Zwischenbericht

Im ersten Teil haben wir Euch eingeladen uns auf unserer Reise zum Agilen Arbeiten zu begleiten. Wir haben Euch unsere Herausforderung beschrieben, wie wir unsere verschiedenen Arbeitskulturen zusammengelegt haben. Und wir haben Euch aufgezeigt, was wir in den ersten Iterationen dabei gelernt haben.

Diesmal geht es um unsere ersten Erfahrungen, Haken und Ösen, die wir auch auf unserem Weg zur Agilität im IT-Operations erlebt haben.

Transformation zur agilen Arbeitsorganisation: Wo hakt es am Anfang?

Der Nutzen von neuen Formaten, wie bspw. Daily Stand-Ups, Retrospektiven, wird noch nicht in der gesamten Breite getragen. Die Umstellung kostet Energie und ist aktuell ein Zusatzaufwand neben den ohnehin schon gut gefüllten Terminkalendern.

Auch heterogene Mindsets – reaktiv vs. proaktiv – in unterschiedlichen Bereichen und Teams prallen mitunter aufeinander. Hier müssen wir kulturell noch stärker zusammenwachsen und uns gegenseitig als „Enabler“ und Partner wahrnehmen.

Um die neue Freiheit, Dinge eigenständiger zu entscheiden und mehr Verantwortung zu übernehmen, benötigen Team-Mitglieder Zeit diese auch anzunehmen und zu leben. Erreichen können wir das zum Beispiel durch bessere Kommunikation. Sie soll insbesondere direkter werden: alleinige Kommunikation über Service Management Tickets soll nach Möglichkeit vermieden werden.

Ja, hierfür muss jede*r Einzelne mehr Energie und Zeit in seine Kolleg*innen und den Austausch mit ihnen investieren. Unsere Hypothese ist dabei, dass diese Energie und Zeit besser investiert ist als in unzähligen (Eskalations-) Meetings, fortwährenden Ticket Ping-Pongs und / oder langes Warten auf eine Reaktion per E-Mail oder im Chat.

Der Kulturwandel stellte auch vor dem Hintergrund der Coronapandemie eine besondere Herausforderung dar. Hier fehlte uns der Kaffeeritus, die gemeinsame Mittagspause, das persönliche Feierabendbier, das Zusammensitzen und der persönliche Austausch. Wir benötigen diese menschliche Nähe für ein besseres gegenseitiges Verständnis und blicken voller Zuversicht in die nahe Zukunft.

Schritt für Schritt den agilen Weg gehen: So machen wir weiter

Wir werden unsere Erfahrungen, Do’s und Don’ts unserer Agile Coachings auf alle Tech-Clans (ehem. IT-Operations) übertragen und unsere entwickelten Herangehensweisen etablieren. Dies stellt insbesondere in Bezug auf Abhängigkeiten zu anderen Teams einen maßgeblichen Erfolgsfaktor dar.

Unsere Herangehensweisen im Leadership:

  • Einheitlicher Zielkorridor für den Gesamtbereich (DPT), welcher von allen Akteuren getragen und nach vorne gerichtet umgesetzt wird
  • Gemeinsame quartalsweise Planungen mit allen Tech- und Engineering Clans   
  • Wöchentlicher Austausch zum Projektportfolio, unser Project & Portfolio Weekly
    • Aktuell laufende Projekte und Initiativen (Status)
    • Ausblick zu kommenden Projekten (Pipeline/Portfolio)
    • Besprechung von Abhängigkeiten und Engpässen (zwischen verschiedenen Clans/Squads)
    • Besprechung kritischer Themen / Eskalationen

Unsere Herangehensweisen in Teams:

  • Selbstgesteuerte Dailies und moderierte Retrospektiven
  • Kanban mit WIP Limits und dem Eliminieren von “Waste” als Pflicht
  • Keine Nebentätigkeiten mehr ohne Transparenz (Arbeit sichtbar machen)
  • Zusammenarbeit ausbauen, Miteinander fördern und die Brücken zum Engineering stärken
Beispiel für Retrospektive
Retrospektiven als wichtiger Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Unsere Pilotinitiative „Termine nur vormittags“ soll uns zudem mehr Fokus verschaffen. Soll heißen, Meetings finden ausschließlich am Vormittag und max. 30 Minuten mit reduziertem Teilnehmerkreis statt. Hiervon versprechen wir uns eine Reduktion auf das Wesentliche und weniger Parallelthemen.

Und nicht zuletzt werden wir in Zusammenarbeit mit unserem Agile Coach unsere derzeitigen Arbeitsweisen fortwährend hinterfragen, dazulernen und ausbauen – getreu dem Motto „Inspect & Adapt“.

Die erste Etappe ist geschafft. In den kommenden Wochen werden wir weitere Maßnahmen formulieren und nachhalten, welche den gewünschten Effekt erzielen.

Gerne werden wir davon berichten und unsere neuen Erkenntnisse mit euch teilen.

Stay tuned!

Euer Willi, Olli und Normann

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