Hintergrund

Die Corona-Pandemie, die ab 2020 die Welt in Atem hielt, sowie unsere digitale Reise in zukunftsorientierte Lösungen, veränderte den Arbeitsalltag bei der Interhyp.

2022 zum Ende der Pandemie, als wir wieder in unserer gewohnten Arbeitsalltag zurückkehrten, stellte sich heraus, dass eine neue Bewertung und Analyse unserer Druckerlandschaft nötig seien.

Die Ergebnisse der Analyse waren:

• Druckervolumen ist weiterhin stark verringert
• Drucker teilweise bis zu 12 Jahre alt => veraltete Sicherheitsstandards
• Unterschiedliche Anbieter => hoher Supportaufwand

Quintessenz, ein neues Konzept für unsere Druckerlandschaft wurde benötigt.

Neues Konzept und Rollout

Nach der Angebotseinholung von verschiedenen Herstellern und anschließender Evaluierung, viel unsere Auswahl auf den Partner Ricoh mit welchem wir innerhalb von 12 Monaten einen neuen Rahmenvertrag mit folgenden Inhalten vereinbarten.

• All-In-Leasing über 48 Monate Laufzeit, Support und Verbrauchsmaterial sind inkludiert
• Gültig für Interhyp AG Niederlassungen und Geschäftsstellen
• Zwei Druckermodelle stehen zur Auswahl
• Neue Drucker sind offen für mögliche neue Technologie Setups und unterstützen Secure Print, ein Sicherheitsfeature, welches die Vorgaben unserer Konzernmutter erfüllt

Nach erfolgreichem Abschluss des neuen Rahmenvertrages, begann die Feinplanung des anstehenden Rollouts. Welche Drucker sollen ersetzt werden, wer sind die beteiligten Abteilungen, wann soll der Rollout stattfinden und welchen Zeitrahmen setzten wir uns dafür. Ein dediziertes Team aus Technikern und Projektmanagern aus beiden Unternehmen wurde zusammengestellt und der Start des Rollouts für Mitte März 2024 terminiert mit dem Ziel den Rollout innerhalb von 3 Wochen abzuschließen.

Durch die konstruktive und offene Zusammenarbeit aller Beteiligten, auch bei Problemfällen, konnte der Rollout in der vorgegebenen Zeit erfolgreich abgeschlossen werden.

Fazit

Diese sorgfältige Neuausrichtung unserer Druckerinfrastruktur stärkt unsere Position für zukünftige Herausforderungen und zeigt deutliche Kostenersparnisse auf. Es beweist, wie essenziell eine gute Planung und offene Kommunikation für den Erfolg eines Projektes ist. Dies ermöglicht uns, optimal auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter in der sich ständig wandelnden Arbeitswelt einzugehen.

Durch solche Anpassungen sind wir nicht nur für die nächste Zeit gewappnet, sondern fördern auch einen nachhaltigeren und sicheren Umgang mit unseren Ressourcen.